Een goed draaiende organisatie komt je niet zomaar aanwaaien.

Zeker niet na het Corona tijdperk.

Een voorbeeld uit de praktijk:
Een middelgroot internationaal opererend bedrijf (± 210 fte) raakt in verval omdat, volgens het management, de medewerkers niet uitvoeren van wat hen verlangd mag worden om klanten optimaal van dienst te zijn.
Aan ons de opdracht om “even te helpen” met het rechtzetten van de ongewenste interne situatie.

Aanvankelijk omvatte de opdracht om alle medewerkers goed te laten inzien dat zij de basis van het bedrijf zijn en dat zij bepalend zijn voor het succes. Enfin, al snel is aan het licht gekomen dat als je wijst naar iets of iemand er nog altijd drie vingers naar jezelf wijzen. Het werkelijke knelpunt zit hem in drie woorden: communicatie, samenwerking en vertrouwen.

Kortom, de oplossing is uiteindelijk een traject geweest waarbij het managementteam intensief begeleid is met het bouwen van een goed personeelsinformatiesysteem, een personeelsplanning cyclus, een actief intern & extern communicatiebeleid met bijbehorende instrumenten en het actualiseren van de management skills.

Communicatie na het Corona tijdperk
De huidige economische en maatschappelijke ontwikkelingen omvatten eigenlijk een fundamenteler aspect, namelijk de organisatie ethiek van de onderneming als voorwaarde voor het kunnen vervullen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het is dan ook absoluut zeker niet vanzelfsprekend dat uw onderneming gewoon weer optimaal gaat draaien, gaat renderen als voorheen.

Hoe moet je dat leiden dan weer leiden?
Ik ontkom er dan niet aan om hét hedendaagse thema ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’ aan te raken omdat ik ervan overtuigd ben dat dit thema relevante basisprincipes omvat die voor succesvol leiderschap van groot belang zijn.

Keuning (2012) beschrijft in zien boek Management en organisatie namelijk de woorden ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’ als ‘zingeving’.
We kunnen binnen de theorieën van Keuning (2012) het woord ‘zingeving’ teruglezen binnen de economische en maatschappelijke verantwoordelijkheden van een organisatie richting de stakeholders. Deze wordt, volgens Keuning (2012), geborgd binnen de corporate governance.

Winkler (2015) beschrijft dat een organisatie eenzelfde morele verantwoording heeft als een natuurlijk persoon. Een organisatie kun je echter niet gelijkstellen aan een natuurlijk persoon. De medewerkers zullen verantwoording moeten nemen voor rollen en taken die noodzakelijk zijn om de organisatie succes te laten hebben en haar maatschappelijke verantwoording te kunnen vervullen. Hiertoe gaat men verplichtingen aan die voortkomen uit taakstellingen en bevoegdheden.

Samenwerking is een noodzakelijke voorwaarde om als bedrijf te kunnen overleven. Om samenwerking goed te laten functioneren is vertrouwen onontbeerlijk.
Winkler (2015) geeft zeer goed weer wat de kernelementen zijn voor het nastreven van een gezonde organisatie ethiek: Vertrouwen, samenwerking en communicatie.
Hieronder geef ik deze aspecten weer in relatie tot elkaar.
1. Goede interne & externe communicatie waardoor er continu gebouwd wordt aan geloofwaardigheid.
2. Goede interne & externe samenwerking wat tot gevolg moet hebben dat er gebouwd wordt aan vertrouwen.
3. Het verworven vertrouwen moet leiden tot een goed imago.
4. Het goede imago moet leiden tot een goede reputatie.

Keuning (2012) hanteert een wat formelere uitspraak; de verantwoording tot zingeving van een organisatie is de samenhang van diverse economische aspecten waar een organisatie aan moet voldoen.

Kortom: Geen enkele organisatie kan de problemen in zijn eentje oplossen. Samenwerken is dan ook de sleutel naar de oplossing. Daar zit nu de crux want goede communicatie is niet altijd vanzelfsprekend.

Doel

Het doel van samenwerken is samen meer bereiken dan een ieder afzonderlijk.
Een gezamenlijke bril om naar de samenwerking te kijken, in dienst van individu en organisatie toekomst,  biedt dan uitkomst. (Reflecteren, de plussen en minnen in beeld krijgen, samenwerking verbeteren).

.

1. Gezamenlijke ambitie
2. Belangen voor iedereen aan tafel (respect)
3. Goede verstandhoudingen en relaties
4. Goede organisatie communicatie
5. Heldere en geaccepteerde processen

Het komt toch regelmatig voor dat collega’s elkaar niet begrijpen. Of ze snappen niet waarom een collega zo uitzonderlijk reageert. Ze kunnen elkaars gedachten niet volgen.
Samenwerken blijkt steeds weer niet zo eenvoudig. Toch wordt dit wel vereist in een baan. Sterker nog, er wordt van je verwacht dat je een ideale collega bent om mee samen te werken! Hoe bereik je dit? Lees hieronder de 6 belangrijkste tips voor een betere samenwerking.

Het blijkt dat er 6 factoren cruciaal zijn voor een succesvolle samenwerking in een team.

1. Heldere doelstellingen

Het lijkt logisch! Een inkoppertje denk je, maar hoe duidelijk zijn de doelstellingen nu echt voor iedereen? Het hebben van een duidelijk omschreven doelstelling, het streven naar een concreet resultaat, dat is wat het team zin en identiteit geeft. Zorg er dan ook voor dat iedereen weet waar ze te vinden zijn.
Werkbare doelen zijn duidelijk, realistisch, meetbaar, zinvol en ze worden gedeeld door de teamleden. De teamleden moeten zich eigenaar van het doel voelen en er volledig achter kunnen staan. Zo wordt een goed doel dus ook ‘gedragen’.

2. Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Dit betekent dat ieder lid van het team aan de anderen is verbonden. In teamverband kun je niet meer als individu winnen: het team wint. Persoonlijke belangen worden afhankelijk van het teambelang.
Wanneer iedereen leert om iets van het eigen streven los te laten, kan er saamhorigheid ontstaan. Gezamenlijke verantwoordelijkheid betekent dat iedereen invloed heeft in het team, zowel op het eindresultaat (wat) als op de besluitvorming en de werkwijze (hoe).

Daadwerkelijk invloed kunnen hebben op uw keuzes als ondernemer vormt de enige factor
waardoor teamleden werkelijk betrokken raken en zich committeren aan het teamdoel.

Open Communicatie is dé smeerolie in het team. Zonder uitwisseling van gedachten en informatie tussen teamleden is er geen mogelijkheid voor samenwerking. Het is dat teamleden met een zeker gemak en een zekere regelmaat contact met elkaar hebben. Misverstanden en onbegrip zijn aan de orde van de dag met alle gevolgen van dien: inefficiëntie, conflicten, wantrouwen. Omdat teamleden van elkaar afhankelijk zijn, worden de effecten van dit onheil nog eens fors versterkt.
De meeste conflicten ontstaan door gebrekkige communicatie. Het is voor veel mensen moeilijk om precies te zeggen wat je van de ander verwacht en wat je ergens van vindt. Het is dan gemakkelijker om niet met elkaar maar over elkaar te praten in plaats van omgekeerd. Directe en eerlijke communicatie is een vereiste.
Enerzijds vraagt dit om openheid: hiermee deel je informatie die alleen jou bekend is. Je neemt je teamgenoten dus mee in jouw motieven, ideeën, wensen en onzekerheden. Hierdoor leer je elkaar kennen en wordt het vertrouwen vergroot.
Anderzijds is feedback nodig: hiermee maakt de ander bij jou duidelijk wat hem bekend is maar jou niet. Hij geeft dus informatie over je ‘blinde vlek’. Het geven en ontvangen van goede feedback is erg moeilijk.

4. Wederzijds respect

Een van de grote voordelen van het werken in teamverband is het feit dat ieder teamlid verschillende eigenschappen, vaardigheden en deskundigheden meebrengt. Om de verschillen in het team te kunnen benutten, moeten teamleden niet alleen inzicht hebben in elkaars talenten en beperkingen, maar deze ook respecteren en waarderen. Zolang iemand zich naar eigen kunnen inzet, verdient hij waardering voor zijn prestaties. In het team heb je elkaar allemaal nodig. Aan de operatietafel is het werk van de chirurg even essentieel als dat van de assistent. Erkenning voor ieders bijdrage is dus geboden.

5. Flexibel aanpassen

Op een gegeven moment loopt de organisatie lekker, is de samenwerking goed en ligt iedereen op schema.
En dan? Dan verandert er natuurlijk iets. Dan gebeurt er iets waardoor de huidige werkwijze niet meer in het oorspronkelijke plaatje past.

Zowel in het team als in de omgeving zullen belangrijke wijzigingen plaatsvinden. Een klant wil een ander product, of wil het eerder. Een teamlid wordt ziek of vindt een andere baan. Er komt een interne verhuizing, het netwerk gaat uit de lucht, leveranciers zijn te laat of er raakt iets zoek. Op zo’n moment wordt een cruciale eigenschap van het team op de proef gesteld: flexibiliteit.

Een goed team heeft het vermogen om zich voortdurend aan te passen aan de omstandigheden. Wanneer dit niet het geval is, zal het team ‘nee’ moeten verkopen aan klanten, raakt het bij een geringe tegenslag achter op schema en vertraagt de ontwikkeling.  Zie een dergelijke situatie als een test op de samenhorigheid van het team. Juist dan moet je met het team kijken welke stappen moeten worden genomen in de veranderde situatie. Alleen door flexibiliteit van iedereen kan het gezamenlijke doel alsnog worden behaald.

Dus wellicht moeten er juist regelmatig veranderende situaties zich aandienden om een supersterke teamband te creëren?

6. Initiatief tonen

Misschien had dit punt 1 moeten zijn als het gaat om de succesfactoren. Er moet toch een niveau van intrinsieke wil zijn in de samenwerking. Toon dit dan ook!  Initiatief tonen betekent dat de teamleden daden aan woorden koppelen. Dat ze actief zijn in plaats van passief en dat ze uit eigen beweging dingen oppakken. Niemand heeft iets aan een goed idee als het niet wordt uitgesproken. Verantwoordelijk zijn betekent dat je niet alleen problemen waarneemt, maar dat je ook tot handelen overgaat. Initiatief tonen is verder kijken dan je taakomschrijving lang is.

Een cultuur waarin gemakkelijk initiatieven worden genomen, bevordert de spontaniteit en daarmee de creativiteit van het team. In zo’n omgeving wordt maximaal gebruik gemaakt van alle aanwezige talenten en worden verschillen optimaal benut. Door initiatief te nemen, bewijst het teamlid dat het hem ernst is. Dat hij niet alleen met de mond belijdt dat teamwerk belangrijk is, maar dat hij bereid is tot actie over te gaan. Dus, leg je ideeën en plannen openlijk op tafel en wees niet bang om de reacties daarop te ontvangen. Daar leer je alleen maar van.

Let op valkuilen

Tot slot, niet iedereen waardeert dezelfde eigenschappen of kwaliteiten in een collega en al helemaal niet in dezelfde mate. Toch zijn er een aantal ongeschreven regels die op elke werkvloer gelden. Belangrijkste: sta open voor een ander. Let daarbij dan op de volgende valkuilen:

1. Kom niet meteen met adviezen naar aanleiding van een verhaal. Vaak vertelt iemand iets alleen omdat hij zijn verhaal kwijt wil. Luisteren is dan voldoende. Dat geldt wanneer een collega een privé-onderwerp aansnijdt, maar ook als hij een zakelijk verhaal wil doen.
2. Houd kritiek op een ander niet voor je als het een goede werksfeer in de weg staat. Durf je uit te spreken, maar doe het tactvol. Spreek iemand niet ten overstaan van anderen aan op een foutje, neem hem even apart.
3. Verloochen jezelf niet door anderen te willen plezieren. Blijf jezelf!

Weetjes:
• De Service Club van Maximum kan u helpen met de risico’s te detecteren, te elimineren of beheersbaar te maken. Klik hier en bestel uw succesvolle toekomst.
• Binnen de the Boardroom van Maximum helpen ondernemers elkaar met de bewustwording van kansen en bedreigingen en deze om te buigen naar belangen voor uw organisatie.
• Binnen de service Club kan Columbus 2.0 u helpen met de werving van nieuwe medewerkers (ook her- en omscholing)
• De interimmanagers SOMS lossen uw vraagstukken, knelpunten en personeel lacunes snel op.  Klik hier om een Superman-woman te bestellen.